Integrale cliëntreis bij de Zorgboog ondersteund door Ons

Een cliëntreis vanuit zorgvisie en -proces

De Zorgboog biedt een gevarieerd zorgaanbod in de regio Zuidoost-Brabant. Met zo’n 2.600 medewerkers en 1.300 vrijwilligers verlenen zij onder andere wijkverpleging en verschillende woonvormen met een aanbod voor zorg, behandeling en begeleiding. In de zomer van 2020 kozen zij ervoor om met het gezondheidsdossier van Nedap te gaan werken, omdat dit het beste aansloot bij hun integrale zorgvisie. Voordat zij met de implementatie aan de slag gingen namen ze eerst de tijd om hun volledige zorgproces te herontwikkelen. 

De Zorgboog werkt volgens de visie ‘Samen Zorgen’. Dit betekent dat mensen in hun eigen woonomgeving en netwerk, ofwel community, met en voor elkaar zorgen. Om de zorg voor kwetsbare mensen door ziekte, ouderdom of handicap te organiseren gebruikt de zorgorganisatie de Schijf van Vijf. Aan de hand van vijf stappen bekijken ze wat cliënten nog zelf kunnen en welke hulpmiddelen, mantelzorgers en instanties daarbij kunnen ondersteunen. Pas bij de vijfde stap komt de professionele zorgverlener in beeld.

De mensen rondom een cliënt vormen het kernteam. Zij zijn samen verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg en het welzijn van een cliënt, ongeacht waar hij of zij woont. Dolinde Webers, directeur Behandeling & Expertise en proceseigenaar bij de Zorgboog: “In het kernteam zitten ook vrijwilligers en naasten van een cliënt. De medewerkers van Behandeling & Expertise, waaronder vakgroepen als diëtiek, fysiotherapie en medische zorg vallen, komen pas in beeld wanneer het nodig is.”

De meeste cliënten komen de Zorgboog voor het eerst tegen in de wijk, met de thuiszorg of bij de eerstelijnsbehandeling. Wanneer zelfstandig thuis wonen niet meer gaat, kunnen ze naar één van de woonzorglocaties. Dolinde: “Het grootste voordeel van onze integrale werkwijze is dat wij cliënten vanaf het begin van de zorgverlening al kennen. Zij hoeven niet steeds hun verhaal opnieuw te vertellen aan artsen, fysiotherapeuten of zorgmedewerkers, omdat het dossier met hen meereist.”

Van zorgproces naar technische ondersteuning

Eind 2019 lagen er bij de zorgorganisatie verschillende uitdagingen. De medewerkers in de wijkzorg maakten gebruik van papieren mappen, maar wilden graag digitaliseren. Het ECD dat de intramurale zorg gebruikte sloot niet aan bij de wensen en behoeften van de medewerkers. En vanuit de administratieve kant van de organisatie had men behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing voor de financiële registratie.

Op hetzelfde moment was de Zorgboog al bezig met de toekomstvisie en strategievorming. Alexander van Cappellen, directeur divisie ICT & Informatiemanagement en programmaeigenaar bij de Zorgboog: “We wilden het proces echt vanuit het cliëntperspectief bekijken, over de schotten heen van de intramurale zorg, extramurale zorg en behandeling & expertise.” De zorgmedewerkers kregen vanuit de organisatie tijd en ruimte om samen het zorgproces te herontwikkelen.

Proeverijen met verschillende aanbieders

Het integrale zorgproces was een belangrijke voorwaarde voor de keuze van een nieuw ECD. Alexander: “We hebben ook gekeken naar wat andere zorgorganisaties gebruikten en tegen welke zaken zij aanliepen tijdens hun keuze- en implementatietrajecten, maar ook welke leveranciers bij ons als organisatie pasten.”

In samenwerking met een onafhankelijk strategisch adviesbureau werden er zogenaamde ‘proeverijen’ georganiseerd. Tijdens deze evenementen presenteerden drie leveranciers hun ECD. Vertegenwoordigers vanuit verschillende afdelingen van de Zorgboog konden zelf ervaren hoe de software eruitzag, hoe het werkte en hier vragen over stellen.

Tijdens de proeverijen vulden medewerkers scorekaarten in voor de verschillende systemen. Ons® kwam uiteindelijk als beste uit de bus. Alexander: “Dat er niet alleen koppelingen kwamen, maar we als organisatie ook echt in één systeem konden werken gaf de doorslag.”

Herontwikkeling integrale cliëntreis

Voordat de Zorgboog met de implementatie begon, namen ze eerst hun huidige zorgproces onder de loep. Medewerkers van verschillende afdelingen brachten in kaart hoe diverse processen binnen de organisatie verliepen, zoals de intake, aanmeldingen en het noteren van gegevens. Ze schrokken hierbij van het aantal verschillende werkwijzen voor dezelfde handeling. Samen hebben ze de cliëntreis in zes stappen verdeeld en vervolgens per stap in brede werkgroepen het gesprek over de invulling gevoerd.

Dolinde: “We begonnen van vooraf aan, met een definitie. Zoals: wat is een intake eigenlijk en waar moet deze aan voldoen?” De werkgroepen stelden begrippenlijsten samen rond de stappen. Daarna gingen ze aan de slag om de werkprocessen te synchroniseren, een intensief proces. Dolinde: “Alle afdelingen moesten op dezelfde manier gaan denken en werken. En er was op dat moment nog geen computerprogramma aan te pas gekomen. We hebben er veel vertrouwen in dat deze manier voor ons succesvol werkt.”

Alexander: “Omdat we met ons integrale zorgproces een stevig fundament hebben gelegd kunnen we Ons® eenduidig gaan inrichten, met de passende instructies en begrippen erbij. Door het systeem op de juiste manier te vullen kan iedereen makkelijker en sneller op dezelfde manier werken.”

Betere regionale samenwerking met Ons

De Zorgborg werkt steeds meer samen met partners in de regio, waarvan er ook een aantal gebruik maken van Ons®. Alexander: “Afgelopen zomer waren we onderbezet op één van onze locaties. Door de samenwerking met twee collega-zorgorganisaties konden we ervoor zorgen dat onze cliënten toch de nodige hulp kregen. En dan zie je dat het een heel stuk makkelijker is wanneer je dezelfde systemen gebruikt.”

Richting de toekomst willen deze zorgorganisaties verkennen of ze hun samenwerking kunnen intensiveren. Alexander: “We willen kijken wat er binnen de kaders van wet- en regelgeving mogelijk is om samen te organiseren, bijvoorbeeld op het gebied van functioneel beheer. Zo kunnen we nog sneller en laagdrempeliger samenwerken.”

Bouwen aan een strategisch partnerschap

Naast de implementatie van Ons® gezondheidsdossier verkennen de Zorgboog en Nedap mogelijkheden voor een structureel partnerschap. Alexander: “In plaats van samenkomen om brandjes te blussen richten wij ons veel liever op het uitwisselen van ideeën en ontwikkelingen waarmee we elkaar kunnen helpen.”

Om echte veranderingen in gang te zetten ligt er volgens Alexander ook een verantwoordelijkheid bij de zorgorganisaties zelf: “Wanneer gebruikers van Ons® zichzelf organiseren en zich richten op gezamenlijke doelen dan wordt het voor Nedap eenvoudiger om bepaalde ontwikkelbehoeften in te plannen en uit te voeren, in plaats van te werken met individuele wensenlijstjes.”

Voorliggende uitdagingen

Op 1 januari 2024 heeft de hele organisatie de overstap naar Ons® gemaakt. Op dit moment is de Zorgboog bezig met het ontwikkelen en plannen van trainingen rond het gebruik van het nieuwe systeem. Een groot onderdeel van het leerproces is het omzetten van de huidige dossiers naar de nieuwe omgeving.

Dolinde: “Een deel daarvan bestaat uit bekende gegevens, maar er wordt ook veel nieuwe informatie gevraagd. Het op de juiste manier trainen van onze collega’s vind ik de grootste uitdaging. En misschien ook nog wel de enige. De rest loopt allemaal zoals het lopen moet.”

Alexander: “Het gaat natuurlijk over het zorgproces en het ECD, maar dit hele programma is een groot en belangrijk traject waarin we – ook vanuit de directie – echt intensief integraal samenwerken, over de schotten heen. Dit traject heeft veel meer opgeleverd dan een nieuw systeem en dat is heel bijzonder.”