Om de workflow van Ons® te verbeteren werkt Nedap aan de ontvlechting van Ons® Administratie en Ons® Dossier. Beide onderdelen hebben een nieuwe uitstraling en een afzonderlijke navigatie voor zorg en administratie, maar de functionaliteit blijft gelijk. Zorgcentrum de Posten in Enschede ging op 18 oktober als eerste organisatie over op de nieuwe schermen van Ons®. Alle 850 medewerkers in de thuiszorg, intramurale zorg, behandeling, cliënt- en medewerkeradministratie en andere ondersteunende diensten, zijn binnen twee dagen volledig overgegaan.
Zorgcentrum de Posten in Enschede biedt verschillende vormen van zorg, zoals PG, SOM, revalidatie en thuiszorg, aan meer dan 1.000 cliënten. Hun medewerkers bieden deze zorg in één van de beide verpleeghuislocaties, in de appartementen nabij de Posten en in de wijk. Erik Michels, applicatiebeheerder bij de Posten: “De afgelopen jaren is het zwaartepunt voor onze zorgverlening steeds meer op welzijn komen te liggen. Dus wat wil de cliënt zelf en hoe kunnen we hem of haar hier zo goed mogelijk bij ondersteunen.”
Op de Nedap klantendag op 22 september raakten zij in gesprek met hun accountmanager over de nieuwe ontwikkelingen binnen Ons®. Rick van Geffen, zorgmanager bij de Posten: “Wij maken al meer dan 12 jaar gebruik van Ons®. Eerst alleen in de thuiszorg, maar enkele jaren later ook intramuraal. We kennen Nedap dan ook goed. Op de klantendag werden we gevraagd om als eerste over te gaan op de vernieuwde schermen. Na intern overleg met elkaar en afstemming met Nedap hebben we ‘ja’ gezegd.”
Voorbereiding van medewerkers
De nieuwe schermen waren voor de implementatie al te zien in een testomgeving. Deze omgeving werd ingezet om zo’n 35 medewerkers uit verschillende disciplines een eerste indruk van de veranderingen te geven. Michael van den Berg, functioneel applicatiebeheerder bij de Posten: “Hieruit kwam naar voren dat men het niet zo spannend zou vinden en dat het vooral een kwestie van wennen zou zijn.”
Op basis van deze kennismaking hebben de applicatiebeheerders pas twee weken van tevoren een eerste aankondiging geplaatst op het intranet en via Ons® Berichten. Michael: “Hierin vertelden we dat wij op dinsdag 18 oktober zouden overgaan op de nieuwe schermen van Ons®, met alvast een paar screenshots erbij. We wilden het vooral niet groter maken dan het was.”
De tweede vooraankondiging werd 1,5 week voor de live-gang gedaan via een Ons®-bericht. Erik: “Hierin stond ook de verwijzing naar de e-learnings die wij geplaatst hebben op onze kenniswijzer. Deze e-learning was overigens niet verplicht, om weer te benadrukken dat de verandering niet al te groot was.” De laatste aankondiging deden zij één dag voor de implementatie.
Met de nieuwe look en feel legt Nedap de basis voor een enorme stap vooruit in gebruiksvriendelijkheid.
Rick van Geffen
zorgmanager de Posten
Een soepele overgang
Tijdens de live-gang liep een team bestaande uit medewerkers van ICT, Applicatiebeheer en de digicoach langs alle zorgteams. De meeste medewerkers konden hun weg al direct vinden. Michael: “Het gesprek aangaan met de medewerkers was voor ons het belangrijkst. Waar nodig hielpen wij hen op weg door de applicatie. Dit deden we van dinsdag tot en met vrijdag, waarbij vrijdag eigenlijk iedereen al gewend was aan de nieuwe schermen.”
Rick: “Dankzij de goede voorbereiding van onze I&A afdeling, met veel directe communicatie op locatie naar alle gebruikers binnen de Posten, is de overgang zeer soepel verlopen en zijn de reacties enthousiast.” Erik: “Ik denk dat dit vooral komt door de positieve insteek die we vanaf het begin gehad hebben. We bleven rustig en communiceerden met humor: wat er ook ging gebeuren, het zou opgelost worden.”
Loredana Ena, verzorgende IG bij De Posten: “In de eerste week waren er wat kleine dingetjes die nog niet helemaal goed werkten. Deze werden vlot opgepakt. Mijn collega’s en ik hebben eigenlijk geen frustraties gehad.”
Feedback & oliebollen
Michael: “Doordat wij dit traject in een vervroegd stadium hebben doorlopen kwam er veel waardevolle feedback naar voren. Deze feedback is één op één doorgezet naar de ontwikkelaars van Nedap die ermee aan de slag zijn gegaan.”
Erik: “Om de overgang een feestelijk tintje te geven hebben we op de dag van de implementatie een oliebollenkraam geregeld. Er werden meer dan 3.700 oliebollen gebakken voor de medewerkers, cliënten en vrijwilligers.”
Het streven is dat alle zorgorganisaties vanaf april 2023 over zijn op de vernieuwde schermen. Loredana: “Toen ik hoorde dat Ons® ging vernieuwen vond ik dat eigenlijk niet nodig. Het werkte toch gewoon? Maar nu dossier en administratie allebei hun eigen menu hebben ben je sneller bij de juiste gegevens. Met de nieuwe kleuren kun je het verschil tussen beiden ook beter zien. Het is echt een vooruitgang.”