Meer inzicht in bezetting door vooruit te kijken

Van losse Excel-bestanden naar geïntegreerd capaciteitsmanagement

Dagelijks Leven is gespecialiseerd in de zorg voor mensen met dementie en andere vormen van geheugenverlies. Deze snelgroeiende organisatie heeft 1.550 medewerkers en biedt verpleeghuiszorg op meer dan 50 locaties, verdeeld over heel Nederland. Sinds december 2017 werken zij met Ons®, het elektronisch cliëntendossier (ECD) van Nedap. De afgelopen maanden deed Dagelijks Leven mee aan de pilot voor een applicatie van dit ECD: Ons® Capaciteitsmanagement.

Het doel van Dagelijks Leven is dat bewoners zich echt thuis voelen. Dit betekent wonen in kleinschalige en huiselijke zorglocaties, waar zij hun leven zoveel mogelijk inrichten zoals ze dat gewend waren. Bewoners kiezen bijvoorbeeld zelf hoe laat ze opstaan en zijn niet gebonden aan bezoektijden.

Ingrid ten Napel, proces- en informatiemanager: “Dagelijks Leven kijkt naar de individuele behoeften van iedere bewoner. In plaats van standaard de zorgvraag over te nemen, stimuleren en begeleiden we hen juist om zoveel mogelijk zelf te blijven doen en zo meer levensplezier te ervaren.”

Zorgverlening ondersteunen door procesverbetering

Vanuit het hoofdkantoor in Apeldoorn ondersteunt een klein team alle zorglocaties. Ingrid ten Napel: “Wij helpen onze locatiemanagers en zorgmedewerkers door steeds te kijken waar we processen kunnen vereenvoudigen of verbeteren. Tijdens de introductie van Ons® Capaciteitsmanagement, vorig jaar op de Nedap Klantendag, zagen we dan ook direct kansen.”

Binnen twee weken na de start van de pilot was alles ingericht. Ingrid ten Napel: “Het enige dat we moesten invoeren was het aantal uren dat je per functie kunt inzetten bij ieder zorgprofiel. De andere gegevens hoef je er niet handmatig in te zetten; dat moest voorheen bij een Excel-bestand wel steeds.”

Onderdeel van het ECD

Omdat de nieuwe capaciteitstool deel uitmaakt van Ons® worden alle gegevens automatisch gekoppeld. Denk hierbij aan contractgegevens van medewerkers en actuele bewonersinformatie. Voorheen werkten de locatiemanagers voor de planning met Excel-bestanden waar diensturen werden ingevoerd en bijgehouden. Ingrid ten Napel: “Je hoeft nu niets meer handmatig te doen; alle informatie wordt gewoon uit de verschillende bronnen van het ECD gehaald. Stel er gaat een medewerker weg, dan hoef je als locatiemanager niet meer je Excel-bestand aan te passen, omdat het systeem nu ook rekening houdt met de einddata van contracten.”

Vanessa Vinken, manager capaciteit en flexpool: “Omdat alle gegevens in het systeem staan kun je tot tien maanden vooruitkijken om te zien of we problemen kunnen verwachten in de bezetting, bijvoorbeeld in een vakantieperiode. Zodra de vakanties van medewerkers gepland zijn in het ECD, kun je zien in welke periode er extra personeel nodig is. Je kunt in de capaciteitsplanning ook automatisch rekening houden met het verzuim van medewerkers. Dit is overzichtelijker dan het bijhouden van een aparte vakantieplanning in een Excel-bestand.”

Ingrid ten Napel: “In het rooster staat alleen operationele informatie, zoals de bruto-inzetbaarheid van zorgmedewerkers, dus inclusief verlof, verzuim en scholing. Met Ons® Capaciteitsmanagement kun je direct zien of je netto voldoende uren hebt om de komende periode aan de zorgvraag te voldoen.”

Toegevoegde waarde voor bewoners

Vanessa Vinken: “Het inzicht in capaciteit heeft ook een positieve invloed op onze bewoners. Stel dat er iemand uit dienst gaat of er gebeurt iets waarvan je weet dat het capaciteitsproblemen oplevert. Dan kun je op tijd een vacature uitzetten of iemand vanuit de flexpool inzetten op die locatie. Onze medewerkers hoeven dan niet met onbekende uitzendkrachten te werken of langere periodes overuren te maken. Dit waarborgt de kwaliteit van onze zorgverlening.”

Ingrid ten Napel: “We schaffen niet zomaar computerprogramma’s of andere hulpmiddelen aan; we kijken heel kritisch naar welke toegevoegde waarde het uiteindelijk heeft voor onze bewoners. Omdat we werken met mensen met geheugenproblemen wil je niet te veel wisselingen in personeel op een locatie. Precies daarom vinden we het ook zo belangrijk dat we verder vooruit kunnen kijken.”

Capaciteit decentraal georganiseerd

In eerste instantie werkte Dagelijks Leven alleen centraal met de pilot, nu rollen ze Ons® Capaciteitsmanagement verder uit over de locaties. Vanessa Vinken: “Uiteindelijk is het de bedoeling dat deze nieuwe applicatie gebruikt wordt door de locatiemanagers en locatiecoaches zelf, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de bezetting van hun locatie. Zo hebben ze op ieder moment inzicht in de capaciteit en kunnen ze heel makkelijk vooruitkijken.”

De interne flexpool bestaat uit medewerkers in dienst van Dagelijks Leven, die bereid zijn om af en toe op verschillende locaties te werken. Vanessa Vinken: “Op de achtergrond houd ik nu eenvoudig toezicht op de bezetting van meerdere locaties of regio’s. Stel ik zie dat in regio X in de toekomst te veel capaciteit is en in regio Y te weinig. Dan breng ik die twee met elkaar in contact om bijvoorbeeld te kijken of een medewerker tijdelijk van X naar Y over kan.”

Ons® Capaciteitsmanagement helpt ook bij het uitzetten van vacatures. Ingrid ten Napel: “Onze locatiemanagers weten exact wanneer contracten aflopen, maar dan weet je nog niet of je iemand moet aannemen voor hetzelfde aantal uren, of juist meer of minder. Deze applicatie maakt dat inzichtelijk.”

Groeien met inzicht

Op dit moment implementeert Dagelijks Leven de applicatie bij alle zorglocaties. In de tussentijd wordt Ons® Capaciteitsmanagement steeds verbeterd, mede gebaseerd op hun gebruikerservaringen. Ingrid ten Napel: “We zijn erg positief. Onze verbeterpunten zitten vooral in kleine dingetjes die het gebruiksgemak nog meer zouden vergroten. Een voorbeeld hiervan is het inzicht in welke diensten al zijn ingevuld.”

Dagelijks Leven opent dit jaar nog meerdere nieuwe zorglocaties, verspreid over het land. Ingrid ten Napel: “Door zorgprocessen te verbeteren en zoveel mogelijk decentraal te organiseren kunnen we blijven groeien.Wij willen namelijk iedereen met geheugenproblemen de mogelijkheid bieden om in onze kleinschalige en betaalbare locaties te kunnen wonen.”

Meer weten?

Kijk voor meer informatie op de websites van Dagelijks Leven en Ons® Capaciteitsmanagement of neem contact met ons op.