Van complex applicatielandschap tot cliëntgerichte zorgomgeving

Respect wonen, zorg, welzijn – specialist op het gebied van ouderenzorg – gebruikte verschillende kernapplicaties om hun primaire zorgproces te ondersteunen. Vorig jaar besloten ze over te stappen op een integrale werkwijze met een modulair ECD. Ze kozen voor Ons® van Nedap. En gingen binnen vier maanden over op hun nieuwe werkomgeving.

Respect is een zorgorganisatie in Den Haag en Scheveningen. Zij hebben een breed aanbod van disciplines en specialismen, intramuraal en extramuraal. Hun Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) heeft zo’n 750 gebruikers. De cliënten in de thuiszorg en bewoners op verschillende woonzorglocaties krijgen zorg die gericht is op kwaliteit van leven, zoveel mogelijk afgestemd op de wensen en behoeften van de ouderen zelf.

Van best of breed naar best of suite

Net als veel andere zorgorganisaties werkte Respect voorheen met een best of breed-oplossing. Dit betekent dat zij software van verschillende leveranciers kochten om het beste aanbod voor elk toepassingsgebied te krijgen. Iman Ghazi, manager informatie en automatisering bij Respect: “Om ervoor te zorgen dat de applicaties goed met elkaar konden samenwerken waren er allerlei maatwerkoplossingen en koppelingen nodig. Dit bracht weer handmatige, foutgevoelige acties met zich mee. Wanneer je één applicatie ging updaten had je allerlei gedoe om ervoor te zorgen dat alles nog goed functioneerde.”

Alle applicaties draaiden in hun eigen datacenter. Ook daar wilden ze bij Respect van af. Iman Ghazi: “We willen ons niet bezighouden met het in stand houden van de techniek; het gaat puur om de functionaliteit. Om daarnaast de lappendeken in ons applicatielandschap te beperken zijn we op zoek gegaan naar een webgebaseerde oplossing, om vanuit één platform het primaire zorgproces te ondersteunen. Van best of breed naar best of suite.”

Een gebruiksvriendelijk, webgebaseerd ECD

Voordat Respect zich ging oriënteren op mogelijke leveranciers werden organisatiebreed eisen en wensen geïnventariseerd. Ze organiseerden een aantal sessies om te zien wat bij hen past en waar ze zich comfortabel bij voelen. Corrie Kuipers, eerst verantwoordelijk verzorgende en deelnemer aan de sessies: “Als zorgverleners vinden wij het belangrijk dat we zo min mogelijk administratie hoeven te doen om goede zorg te kunnen verlenen aan onze cliënten. Natuurlijk moeten alle kwaliteitseisen en zorgplannen in orde zijn. Ook moest het systeem niet te ingewikkeld zijn en voor iedereen te gebruiken.”

Klaas Smilde, bestuurder van Respect: “De rol die wij hebben als organisatie moet ondersteund worden door de applicatie waarmee wij werken. Onze zorgprofessionals waren leidend in de keuze voor het nieuwe ECD; zij moeten er dagelijks mee werken.”

Uiteindelijk koos Respect voor Ons®, het modulaire ECD van Nedap. Iman Ghazi: “We waren op zoek naar een platform die al onze kernapplicaties in één keer kon vervangen. Een oplossing die is ontwikkeld als webgebaseerd concept. Ons® kon in de basis 6 verschillende kernapplicaties vervangen. En daarmee een grote hoeveelheid aan interfaces en koppelingen.”

De keuze voor een modulair ECD vereenvoudigde ook de ondersteuning van cliënten voor zorgverleners. Charlotte Breevaart, fysiotherapeute bij Respect: “Het is gemakkelijk dat alle cliënten nu in één systeem staan. We hoeven niets meer dubbel te rapporteren. Zaken die bijvoorbeeld door de thuiszorg gesignaleerd zijn, staan dan al in het cliëntdossier. Je kunt ook makkelijker schakelen, omdat je direct kunt zien wie de huisarts is en welke andere disciplines betrokken zijn. De lijnen zijn sneller en korter.”

Er waren ook andere redenen om te kiezen voor het ECD van Nedap. Klaas Smilde: “Ons® is volop in zorgland aanwezig en breed geïmplementeerd binnen de ouderenzorg. Daarnaast hebben wij aan Nedap in de toekomst een goeie partner om vorm te geven aan onze visie op zorg.”

Best practices

Respect koos medio vorig jaar voor Ons®. In september begon de voorbereiding en in december ging het nieuwe ECD live. Er zijn genoeg voorbeelden te vinden van ECD-implementaties die jaren duren en om veel budget vragen. Wat is het geheim achter deze snelle implementatie?

Iman Ghazi: “Organisaties werken op een bepaalde manier, men is dat zo gewend. De nieuwe applicatie moet dan daarnaar gevormd worden. Maar een applicatie is vanuit een bepaalde filosofie ontworpen en daar kies je voor. Ons® maakt gebruik van gestandaardiseerde werkprocessen en richtlijnen vanuit de branche. Daar passen we onze processen op aan. Wij hebben gekeken naar de best practices van een Ons®-implementatie en daar gingen we vanuit.”

De snelle overgang op een nieuw systeem was vooral voor de zorgverleners even doorbijten. Het afscheid van de oude applicaties had ook gevolgen voor hun werkwijze. Iman Gahzi: “Op de lange termijn is het een voordeel om niet allerlei afwijkende inrichtingskeuzes en uitzonderingen te maken. Zo maak je het jezelf als organisatie beheersmatig lastig en je creëert meer complexiteit in de applicaties. En daar wilden we juist van af. Vanuit de platformgedachte houden we het simpel en overzichtelijk.”

In het eerste kwartaal van 2020 gaan de applicaties Caren en Ons® Medicatie live op dezelfde manier: snel en gebaseerd op best practices.

Een warme overgang met superusers en floorwalkers

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen werden er binnen Respect een aantal superusers opgeleid. Deze gebruikers hebben veel kennis van de zorgprocessen die horen bij hun discipline of afdeling. Zij ondersteunen hun collega’s bij het gebruiken van de nieuwe software. Superuser Charlotte Breevaart: “We hebben een groep collega’s die zich verantwoordelijk voelt en zich hard maakt om de kar te trekken, om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt.”

Voor de eerstelijns cliënten konden de zorgverleners pas echt goed ervaren hoe het systeem werkte nadat ze live waren gegaan. Charlotte Breevaart: “De gegevens waren nog niet overgezet. En veel onderdelen werkten nog niet. Daar kun je ook niet mee oefenen voor je live gaat. Ook als superuser niet; wij weten dus ook niet alles.”

Als aanvulling op de eindgebruikerstraining heeft Respect na de livegang ook floorwalking ingezet. Een van de implementatiepartners van Ons® liep regelmatig rond over de afdelingen om individuele vragen over de nieuwe werkomgeving te beantwoorden. De floorwalker ging dan naast een gebruiker zitten om samen een bepaald proces of onderdeel van het systeem te doorlopen.

Geen papieren overdracht of agenda meer

Corrie Kuipers: “Het was een intensieve periode, ook door de feestmaand december, maar ik ben enthousiast over het nieuwe systeem. Je bent soms nog een beetje aan het zoeken, omdat je nog niet helemaal gewend bent. Maar toch scheelt het nu al tijd. ’s Ochtends kun je opstarten met je medewerkersportaal en je ziet direct een rapportage-overzicht met de belangrijkste zaken. Ook kun je meteen je agenda raadplegen. Dat werkt prettig. Je hoeft niet langer je papieren agenda of werkbriefjes te gebruiken. Je start het systeem op en ziet alles in één oogopslag.”

Charlotte Breevaart: “Alle cliënten hebben hun eigen agenda. Ik kan een afspraak plannen in mijn eigen agenda en daar koppel ik de cliënt aan vast. Het systeem geeft dan vanzelf aan of er overlap is, bijvoorbeeld een andere afspraak of een uitje. Ik zie dan ook wanneer die cliënt eventueel wel tijd zou hebben. De afdelingen kunnen ook onze afspraken zien. Het loopt nog niet geheel vlekkeloos allemaal, maar de mogelijkheden zijn er en ik denk dat we hier in de toekomst goed gebruik van kunnen maken.”

Iets dat vroeger veel tijd kostte is het uitzetten en verzamelen van acties. Charlotte Breevaart: “Nu staan de openstaande acties op mijn dashboard en ik kan snel zien of het betrekking heeft op mijn afdeling, of op een collega. Na het uitvoeren en afvinken van een actie, verdwijnt deze uit de lijst. Degene die de actie heeft uitgezet ziet dan direct dat er actie is ondernomen.”

Werken met zorgplanmethodiek Mikzo

In de module Ons® Dossier worden alle gegevens die de zorg voor cliënten ondersteunen vastgelegd. Het dossier staat in verbinding met alle betrokkenen, zowel de intramurale als extramurale zorg. Het dossier bevat ook het persoonlijk zorgplan. Deze wordt opgesteld met behulp van het Meetinstrument kwaliteit van zorg (Mikzo). Naast de implementatie van een nieuw ECD, ging Respect ook over op het werken met classificatiesysteem Mikzo.

Charlotte Breevaart: “Mikzo is gebaseerd op een vragenlijst die de verpleging invult. Andere disciplines vullen deze gegevens aan met doelen in het ECD zodat het één geheel wordt. Zodra het zorgplan is aangemaakt komt het in concept en kun je er vanuit verschillende disciplines in werken.”

Corrie Kuipers: “Het oude systeem was erg gericht op zorgproblemen. Al deze problemen kwamen eigenlijk direct in het zorgplan terecht. En dat is in het nieuwe systeem wat vriendelijker. Het opstellen van een zorgplan is nog even wennen. De zorgplannen zijn nu wel minder uitgebreid, dus je hebt meer tijd om met de bewoners zelf door te brengen.”

Hoewel de nieuwe ordeningsmethodiek een hoop voordelen met zich meebrengt sluit deze nog niet helemaal aan bij de visie van Respect. Klaas Smilde: “We vinden Mikzo nu nog te normatief en te veel gebaseerd op medische kaders. Dit geldt met name voor onze intramurale, intensieve verpleeghuiszorg. Dit zijn mensen in de allerlaatste fase van hun leven. De vraag waar het nu eigenlijk om gaat in deze fase, kun je niet beantwoorden vanuit een medisch model. Met behulp van het Leefplezierplan werken we daar samen met Nedap nog aan.”

Het Leefplezier Plan

Tussen 2017 en 2019 hebben twee afdelingen van de Respect Zorggroep meegedaan met een pilot van het Leefplezierplan. Leyden Academy ontwikkelde dit plan vanuit de visie dat positief welbevinden voor ouderen minstens zo belangrijk is als het voorkomen van medische problemen en ongelukken. Met de pilot verkende Respect wat het betekent voor de ouderenzorg wanneer ze de verlangens en het leefplezier van bewoners als vertrekpunt nemen.

Klaas Smilde: “Veel zaken die wij nu belangrijk vinden doen er misschien niet meer toe in de laatste fase van iemands leven. Het gaat niet alleen om vragen als ‘Heeft mijn vader of moeder wel goed gegeten?’. Of ‘Is ze vier keer naar de WC geweest?’. Het Leefplezierplan is een andere manier van informatie krijgen. Er wordt op een andere manier gekeken naar beperkingen en problematieken van cliënten. Wanneer je daar met elkaar het gesprek over kunt aangaan op een open manier, krijg je als zorgverlener een andere relatie met cliënten en hun familie.”

Vanaf dit jaar wordt het Leefplezierplan organisatiebreed uitgerold. Bij dit vervolg is Nedap ook aangehaakt. Samen met Leyden Academie en onder andere Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd en het ministerie gaat Respect kijken hoe je ouderenzorg kunt organiseren rond het narratief: ‘Wat doet er nu nog echt toe?’.

Het Persoonlijk Cliëntverhaal geeft cliënten nu al de mogelijkheid wensen, behoeften en voorkeuren vast te leggen via persoonlijke gezondheidsomgeving Caren. Dit kan met tekst, maar ook met behulp van foto’s. Vervolgens kunnen zorgmedewerkers het cliëntverhaal raadplegen in Ons® Dossier. Zo draagt het bij aan een meer persoonlijke verlening van zorg. De cliënt is en blijft altijd eigenaar van het verhaal.

Klaas Smilde: “We hebben Nedap gevraagd of er mogelijkheden zijn om hun applicatie te verrijken met de visie van het Leefplezierplan. Dit werd heel enthousiast ontvangen. Dit betekent voor mij dat Nedap als ontwikkelaar van software ondersteunend wil zijn, en een bijdrage wil leveren aan de ouderenzorg. En dat geeft een goed gevoel.”

De toekomst van ouderenzorg

Met Ons® is de basis van het nieuwe ECD geïmplementeerd. Respect is nu bezig met een aantal vervolgtrajecten, waaronder de implementatie van Caren. Met deze applicatie krijgen cliënten onder meer inzicht in hun zorggegevens en hun agenda. Ze bepalen vervolgens zelf met wie deze gegevens worden gedeeld.

Klaas Smilde: “Om de zorg betaalbaar te houden moeten we het gesprek met elkaar aangaan. Welke rol zou jij kunnen spelen in de zorg voor je vader, moeder of partner? We moeten het samen doen. Met behulp van Caren kunnen we straks de interactie met de mantelzorgers en met de buitenwereld beter structureren en invullen.”