Op 1 januari 2022 gingen de geestelijke gezondheidszorg (ggz) en forensische zorg (fz) over op het zorgprestatiemodel (zpm). Deze nieuwe vorm van bekostigen bracht veel veranderingen met zich mee, met name voor de administratie. Om de zpm-facturatie te kunnen borgen voor zowel de sggz-behandeling als de fz-behandeling ging zorgorganisatie Trajectum in de tweede helft van 2021 over op Ons®. Een jaar na de implementatie kijken ze terug op het selectieproces, de voorbereiding en wat de overgang naar Ons® ze heeft gebracht.
Trajectum biedt specialistische behandeling en begeleiding aan mensen met een licht verstandelijke beperking (lvb) en onbegrepen en risicovol gedrag. Ruim 1.800 medewerkers werken vanuit 11 hoofdlocaties in het noorden en oosten van het land. Het zorgaanbod van Trajectum omvat ambulante en (poli)klinische behandeling, specialistisch verblijf, werk en activiteiten.
Jeroen van Oijen, directeur bedrijfsvoering bij Trajectum:
“We zijn een svlvg-organisatie die een unieke positie heeft ten opzichte van de reguliere vg-zorg en ggz. Trajectum is als het ware de derdelijnsvoorziening voor ondersteuning van mensen die op andere plekken vastlopen.”
Een behoorlijke uitdaging
Rond de zomer van 2021 bleek dat de verschillende systemen waarmee Trajectum werkte niet voldoende waren voorbereid op de overgang van dbc’s naar het zorgprestatiemodel. Frits Nicolai, concern controller bij Trajectum: “We moesten snel op zoek naar een ECD die onze administratie kon ondersteunen, ook op financieel gebied. Zo’n 35% van onze omzet loopt namelijk via het zorgprestatiemodel.”
Mirjam Wigboldus, manager klinisch behandelen Oost bij Trajectum: “Alles moest binnen het nieuwe ECD passen. Van poliklinische cliënten die je één keer in de week één uurtje ziet tot de tbs’er die 24/7 in behandeling is. Inclusief onze financiële systemen en verschillende behandel- en begeleidingsvormen.”
Tijdens de oriëntatiefase hoorde Trajectum over positieve ervaringen met Nedap van andere zorgorganisaties in de ggz. Jeroen: “Nedap was een van de partijen die het hele pakket dat wij vroegen kon ondersteunen. En zij durfden het ook nog eens met ons aan in de paar maanden die ons restten. We wisten dat we samen voor een behoorlijke uitdaging stonden.”
Uitgangspunten van de werkvloer
De medewerkers van Trajectum op de werkvloer en in de operatie hadden allerlei wensen voor het nieuwe ECD. Daarom werden er in de voorbereidingsfase uitgangspuntensessies gehouden met werkgroepen rondom verschillende thema’s. In deze werkgroepen waren medewerkers uit alle lagen van de organisatie vertegenwoordigd. Mirjam: “Elke wens honoreren leidt tot een rommeltje. We moesten dus samen keuzes maken. Met behulp van de uitgangspunten die naar voren kwamen uit de sessies hebben we uiteindelijk onze werkprocessen in het nieuwe systeem ingericht.”
Frits: “De proceskant qua stappen en ondersteuning was er al. Het was aan ons om het nieuwe ECD zo in te richten dat het paste bij onze manier van werken. Door gebruik te maken van best practices die Nedap en implementatiepartner Accordis in andere trajecten hadden toegepast kon de implementatie vlot verlopen.”
Professioneel partnerschap
Mirjam: “Wij ervaren de samenwerking met Nedap als een partnerschap. Ons® heeft een basis in de ouderen- en gehandicaptenzorg en is van daaruit naar de ggz geëvolueerd. We hebben het ECD, ook na de implementatie, inhoudelijk samen doorontwikkeld om te voorzien in onze behoeften vanuit de forensische zorg. Bijvoorbeeld de wijze van registratie binnen de Wet zorg en dwang en de toevoeging vanuit de Zorgvraagtypering en Verantwoording forensische zorg.”
“Ons® is vanuit een heldere visie opgezet, zit goed in elkaar en er staat een ondernemend team achter.”
Frits Nicolai
Concern Controller bij Trajectum
Frits: “Nedap moet de ontwikkelcapaciteit richten op de bulk van hun klanten. Dit terwijl wij, als niche van de niche, te maken hebben met uitdagingen waar andere klanten niet tegenaan lopen. Dit is wel een aandachtspuntje.”
Jeroen: “Tegelijkertijd waren we natuurlijk ook op zoek naar een samenwerking die verder gaat dan een klant-leveranciersrelatie van ‘u vraagt, wij draaien’. Wij wilden een partner die met ons meedenkt en met ons meebeweegt. Daarom blijven we in gesprek over wensen en mogelijkheden.”
Toekomstbestendig en integraal
Het betrekken en trainen van medewerkers zorgden voor een soepele overgang naar het nieuwe ECD. De belangrijkste opbrengsten van de implementatie voor Trajectum zijn toekomstbestendigheid en integraliteit. Frits: “Dit pakket helpt ons om als organisatie toekomstbestendig te zijn. Zowel zorginhoudelijk, als op het gebied van bedrijfsvoering.”
Mirjam: “De integraliteit van het nieuwe ECD betekent dat wij onze zorgvisie kunnen doorvertalen naar verschillende onderdelen die samenhangen met het zorgproces. Ons® heeft geholpen om onze processen te stroomlijnen. Omdat iedere medewerker op dezelfde manier werkt en iedere cliënt via dezelfde processtappen het zorgtraject doorloopt is er meer overzicht.”
Frits: “In de backoffice worden we op een aantal belangrijke zaken ontzorgd, bijvoorbeeld rond aanleveringen of financiers. Waar we vroeger zelf alle gegevens bij elkaar moesten harken, staan ze nu gewoon in het systeem. Dit bespaart ons tijd en werk. Ik voorzie dat we in de backoffice op termijn verder kunnen krimpen.”
Trajectum is de komende periode volop aan de gang met het implementeren van vervolgonderdelen. Mirjam: “We zijn nu bezig met het cliëntenportaal Caren. Ook willen we uiteindelijk ons medisch dossier onderdeel laten zijn van het Ons®-pakket, in combinatie met een elektronisch voorschrijfsysteem. En daarmee worden eigenlijk al die handelingen die eerder toch wat los stonden van elkaar nu veel meer gestuurd vanuit één en hetzelfde werkproces.”
Meer weten?
Anouk Rutgerink
+31 (0) 85 212 62 30
healthcare@nedap.com
