Ons Medicatie voor SmartMed

FAQ Ons Medicatie: apotheker

Starten met Ons Medicatie

Ons Medicatie is een onderdeel van de Ons® suite van Nedap, dat door veel (thuis)zorgorganisaties in Nederland wordt gebruikt. Werkt jouw apotheek samen met één of meerdere organisaties die werken met Ons®, dan is het mogelijk om een koppeling te maken met Ons® Medicatie.

We leggen je hieronder uit welke stappen je moet ondernemen om de koppeling tussen Ons® Medicatie en het SmartMed Apothekers Informatie Systeem (AIS) te realiseren.

Koppelen met Ons Medicatie

Vraag de koppeling met Ons® Medicatie aan door je verzoek te mailen naar de servicedesk van SmartMed (servicedesk@smartmed.world).

Doorlooptijd aanvragen

De koppeling is geactiveerd zodra SmartMed en Nedap de aanvraag hebben verwerkt. Je ontvangt een terugkoppeling wanneer Ons® Medicatie gebruikt kan worden.

Kosten van de koppeling

Nedap brengt bij de apotheek geen kosten in rekening. Mogelijk brengt SmartMed wel kosten in rekening voor het aangaan van de koppeling. Neem hiervoor contact op met je contactpersoon bij SmartMed.

Beschrijving van de koppeling

De koppeling met SmartMed werkt volgens een ‘push techniek’. Dit betekent dat SmartMed de toedienlijsten bij Nedap aanlevert. De verzending kan per patiënt worden uitgeschakeld. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat de apotheek de koppeling heeft geactiveerd.

De toedienlijsten worden volgens een vast schema automatisch naar Nedap verstuurd. Wil je tussentijds wijzigingen aan de zorgorganisatie doorgeven, dan kun je ook handmatig een toedienlijst per patiënt of afdeling verzenden naar Nedap. Verzendingen van toedienlijsten vooruit plannen kan per afdeling worden ingesteld. Meer tekst en uitleg vind je via de Kennisbank van SmartMed.

Verwerkersovereenkomst

Nedap treedt op als verwerker voor zorgorganisaties die gebruik maken van de Ons® softwaresuite. Nedap haalt of ontvangt de toedienlijsten van de apotheek in opdracht van de zorgorganisatie. Hierbij is de zorgorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke voor de data.

SmartMed is de verwerker van de apotheek en biedt de toedienlijsten in opdracht van de apotheker aan bij Nedap. Hierbij is de apotheek de verwerkingsverantwoordelijke voor de data.

Het verwerken van de toedienlijsten valt in deze situatie onder de verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie. De zorgorganisatie heeft een verwerkersovereenkomst met Nedap, waar jij als apotheker een verwerkersovereenkomst hebt met jouw AIS-leverancier. Een verwerkersovereenkomst tussen de apotheek en Nedap is hierdoor niet nodig voor het opzetten van de koppeling.

Waar moet ik op letten bij het inrichten van een medicatieregel?

Vul in wat je weet

Voor de zorg is het belangrijk om te weten hoeveel van een bepaald medicijn op een bepaald moment moet worden gegeven. Zorg er daarom voor dat het toedienschema klopt en dat de juiste toedienmomenten van de juiste hoeveelheden zijn voorzien.

Wanneer de hoeveelheden door een andere (externe) partij worden bepaald of wanneer je de hoeveelheden niet precies kunt aangeven, dan kun je volstaan met een ‘placeholder’.

Let op de distributievorm

Net zoals op de papieren toedienlijst, wordt de medicatie in de digitale toedienlijst uitgesplitst op de distributievorm. GDS (Baxter) medicatie wordt gegroepeerd, net als losse medicatie en zo nodige medicatie. Medicatie die het kenmerk ‘zo nodig’ heeft meegekregen zal altijd bij ‘zo nodig medicatie’ worden gegroepeerd.

Zo nodig is zo nodig

Indien bij een medicatieregel is aangegeven dat medicatie ‘zo nodig’ is, wordt het toedienschema genegeerd. Het moet immers alleen gegeven worden als het nodig is.

Periode van toediening

Voor de zorg is het natuurlijk ook van belang te weten tot wanneer een medicijn toegediend moet worden. Let dus op de periode van toediening. Alleen voor dagen binnen deze periode zal het medicijn op de toedienlijst staan.

Alleen medicijnen met toedieningen worden weergegeven

De toedienlijst voor de zorg is opgebouwd op basis van de vraag: “Welke medicatie moet vandaag bij deze patiënt worden toegediend.”. Dit betekent dat alleen medicatie met een toediening op een bepaalde dag, op de toedienlijst van die dag wordt weergegeven.

Bijvoorbeeld: Fentanyl pleisters worden in de regel 1x per 3 dagen geplakt. Alleen op de dagen dat deze geplakt moeten worden volgens het schema dat je aanlevert, zal deze pleister op de lijst staan. Zo nodig medicatie staat altijd op de toedienlijst.

Toedienlijsten aanleveren

Het is mogelijk om losse lijsten aan te leveren, maar het is ook mogelijk om periodiek, bijvoorbeeld dagelijks, alle geconfigureerde patiënten te verzenden. Informatie over het aanleveren vind je in dit document.

De koppeling testen

We adviseren om een fictieve patiënt in te richten. Omdat de koppeling werkt op basis van het BSN van een patiënt, is er een lijst met test-BSN’s beschikbaar gesteld door het RVIG.

Communiceer vervolgens het gekozen test-BSN* met de (thuis)zorginstelling waarmee je de koppeling wil testen. De (thuis)zorginstelling maakt dan de cliënt aan in haar elektronisch cliëntendossier, en voegt de apotheek toe als ‘externe zorgleverancier’.

Vervolgens kun je voor de betreffende fictieve cliënt een toedienlijst inrichten. Verstuur deze naar Nedap via de koppeling. Zie: “Hoe kan ik toedienlijsten aanleveren?”. Samen met de (thuis)zorginstelling kun je controleren of de koppeling naar verwachting functioneert. Dit kan door de papieren versie nog te verstrekken aan de zorg, of samen met de (thuis)zorginstelling de lijsten in Ons® te controleren.

*Let op!
Het kan zijn dat een test-BSN al in gebruik is bij een andere apotheek. Mochten er problemen optreden bij het testen van de koppeling, kies dan een ander test-BSN en probeer de koppeling opnieuw. Houden de problemen aan? Laat de (thuis)zorginstelling, waarmee je de koppeling test, contact opnemen met Nedap.

Contact

Contact voor apothekers

Contact voor apothekers

0544-471606
ons-medicatie@nedap.com