24 februari 2022

Meer gemak en minder ergernis met een nieuw EPD

Zorg- en onderwijsorganisatie Yulius is gespecialiseerd in de behandeling van kinderen, jongeren en volwassenen met psychiatrische problemen. Daarnaast bieden zij speciaal basis- en voortgezet onderwijs. Tijdens een zorgvuldig proces gingen zij op zoek naar een partner die hun visie op zorgverlening praktisch en digitaal kon ondersteunen. In juni 2021 gingen zij over op Ons®, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van Nedap. Door middel van een interne audit kijken zij een half jaar later terug op de implementatie.

Yulius is een middelgrote organisatie met ruim 2.000 medewerkers. Hiervan werken er zo’n 500 in het cluster 4-onderwijs en 200 in ondersteunende taken. De overige 1.300 medewerkers bieden herstelgerichte zorg vanuit meer dan veertig locaties in de regio Rotterdam-Rijnmond en Zuid-Holland Zuid. Het hoofdkantoor van de organisatie staat in Dordrecht.

Herstelgerichte zorg in de eigen omgeving

De meerjarenvisie van Yulius is gebaseerd op vier hoofdthema’s: netwerkzorg, e-health, soepele in-, door- en uitstroom en de juiste zorg op de juiste plek. Om deze thema’s op een gebruiksvriendelijke manier digitaal te ondersteunen gingen zij op zoek naar een partner. Dit was een zorgvuldig proces. Bob Smits, programmamanager Zorg en ICT en projectleider: “Je gaat een avontuur aan met elkaar waar je minstens een jaar of tien aan vastzit, van beide kanten.”

"Ons uitgangspunt voor de inrichting van het nieuwe EPD was transparantie."

Debbie van Kuijk

Programmamanager Ontwikkeling & Innovatie Volwassenen bij Yulius

Eén dossier, één zorgplan

Een belangrijke variabele die meewoog in de keuze was een betere onderlinge afstemming van behandel- en begeleidingsplannen. Debbie van Kuijk, programmamanager Ontwikkeling & Innovatie Yulius Volwassenen en voorzitter van de werkgroep Zorginhoud: “Ons uitgangspunt voor de inrichting van het nieuwe EPD was transparantie: een integraal plan waarin de cliënt samen met behandelaren, verpleegkundigen en begeleiders werkt aan de samen opgestelde doelen.”

Een toekomstgerichte partner

In de verkenningsfase wisselden medewerkers van Yulius ervaringen uit met andere ggz-instellingen en spraken zij met verschillende leveranciers. Uiteindelijk kwam hier een shortlist met drie partijen uit. Met een vertegenwoordiging van behandelaren, begeleiders en medewerkers vanuit de afdelingen Volwassenen en Jeugd, bezochten ze deze leveranciers voor presentaties en demonstraties. Debbie: “Bij Nedap hadden we het gevoel dat ze echt vooruitgang willen in het ggz-veld en richting toekomst nog iets mooiers willen neerzetten.”

Bob: “Naast de aansprekende visie achter Ons® gaat Nedap als organisatie al vele jaren mee. Dit geeft vertrouwen. Daarnaast hebben zij een enorme ontwikkelcapaciteit waardoor zij het ook waar kunnen maken.”

 

Een geslaagde implementatie

Om de medewerkers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem, ontwikkelde Yulius een e-learning met een externe expert. Debbie: “Door een goed opleidingsplan te maken konden we twee vliegen in één klap slaan: leren omgaan met het nieuwe EPD en vertrouwd raken met het werken vanuit onze visie op herstelgericht werken en positieve gezondheid.”

In november en december 2021 voerde Yulius een interne audit uit. Het doel was om vast te stellen in hoeverre de uitgangspunten van het EPD, een aantal maanden na de implementatie, in de praktijk gebracht werden. Organisatiebreed werden meer dan 40 gesprekken gevoerd aan de hand van een vragenlijst.

Debbie: “Vanuit de interviews mogen we concluderen dat de implementatie geslaagd is, maar daarmee zijn we nog niet klaar.” Zo kwam onder meer naar voren dat het werken met Ons® soms verschillend wordt gewaardeerd, bijvoorbeeld door behandelaren en medewerkers van de zorgadministratie. Bob: “Collega’s van de backoffice hadden bijvoorbeeld wat kritische kanttekeningen bij de financieel-administratieve processen. Ook deze nemen we mee in de doorontwikkeling van het EPD.”

“Wij vertrokken met Nedap vanuit partnerschap, dit betekent dat onze samenwerking verder gaat dan een traditionele leverancier-klantrelatie.”

Bob Smits

Programmamanager Zorg en ICT bij Yulius

Van leverancier naar partner

Yulius en Nedap spraken bij aanvang van het project met elkaar af dat ze als partners zouden samenwerken. Bob: “Dit betekent dat je elkaar moet blijven vinden, ook op de momenten dat je het volstrekt oneens bent met elkaar.”

Een moment waarbij dit goed gelukt is was bij de agendafunctie binnen Ons®. De functionaliteit sloot op dat moment niet aan bij de werkwijze van de poliklinische behandelaren van Yulius. Bob: “Vervolgens is er een groepje ontwikkelaars van Nedap aangeschoven bij deze behandelaren om te zien waar het precies om ging. En toen viel het kwartje. Nedap vertaalde dit direct in een voorstel en de behandelaren waren blij toen ze de eerste resultaten zagen. Dit gaf zowel rust als vertrouwen.”

Betrokken medewerkers en ontwikkelaars

Binnen Yulius is er een groep medewerkers aangewezen die ontwikkelvragen verzamelt en bespreekt met Nedap. Debbie: “We hebben samen met Nedap een ontwikkelkalender opgesteld, omdat er nog best wat verbeteringen mogelijk zijn. Dit hoort ook bij het proces. Op dit moment sluit Ons® nog niet helemaal aan bij hoe wij graag willen werken, maar we zijn wel tweewekelijks in gesprek over hoe we dit samen voor elkaar kunnen krijgen.”

Bob: “Hoewel Nedap marktleider is in de ouderenzorg en de gehandicaptenzorg, zijn ze een vrij nieuwe speler in de ggz. Bepaalde functionaliteiten die goed werken in andere zorgbranches kun je niet altijd 1-op-1 overnemen. De kracht zat hem dan ook in het betrekken van behandelaren, begeleiders, hulpverleners én ontwikkelaars.”

Presentatie van bevindingen

De conclusies uit het rapport worden in februari gepresenteerd aan de stuurgroep. Debbie: “Nedap heeft aangegeven dat zij ook graag de conclusies willen zien. Dit geeft ons ook het signaal dat ze Ons® willen verbeteren en ontwikkelen.”

Bob: “In het project hadden wij als lijfspreuk: ‘meer gemak, minder ergernis en meer toegevoegde waarde’. Ja, het is nog niet perfect en er is een hele hoop te doen, maar we krijgen wel terug van de medewerkers dat we met Ons® op de goede weg zijn.”

Ook starten met Ons? Kom in contact!

Romé Zinkweg

Romé Zinkweg

+31 (0) 85 212 62 30
healthcare@nedap.com