FAQ Ons Medicatie: apotheker

Starten met Ons Medicatie

Ons® Medicatie is een onderdeel van het elektronisch cliëntendossier Ons®, van Nedap. Veel (thuis)zorginstellingen in Nederland gebruiken het. Wanneer je samenwerkt met één of meerdere instellingen die werken met Ons®, dan kun je in overleg met de instelling, een koppeling maken met Ons® Medicatie.

Hoe start ik met Ons Medicatie?

Wanneer je een koppeling wil maken, dien je hiervoor een aanvraag in. Afhankelijk van het systeem dat je gebruikt werkt dit als volgt:

CGM

Stuur een e-mail naar verkoop.nl@CGM.com met het verzoek om een koppeling te maken met Nedap Healthcare.

PharmaCom

Voor het aanvragen van een koppeling met Nedap dien je dit formulier in te vullen en op te sturen naar ons-medicatie@nedap.com. Vermeld er tevens bij of je lid bent van een apotheekgroep.

Hoe verstuur ik een toedienlijst?

CGM

Alle informatie over het versturen van toedienlijsten vind je in dit document.

Pharmacom

Ons® Medicatie haalt de toedienlijsten voor cliënten (die in de aanschrijfbuffer staan) zelf op. Dit gebeurt op basis van een aantal voorwaarden:

  • De cliënt heeft een gevalideerde BSN in Ons®
  • Er is een externe zorgleverancier met een valide AGB-code toegevoegd
  • De AGB-code moet een koppeling hebben met de OC-code via het aanmeldformulier van Pharmacom

Heb ik inzicht in de toedienlijsten?

Wij vinden dat zorgverleners zoveel mogelijk moeten kunnen werken vanuit het eigen bronsysteem. Dit betekent dat wij geen portaal hebben waar de apotheek kan inloggen. De zorgorganisatie bepaalt of en hoe de samenwerkende apotheker toegang heeft tot Ons® Medicatie.

Het voordeel hiervan is dat er geen klantrelatie tot stand wordt gebracht tussen de apotheker en Nedap Healthcare. Dit voorkomt het afsluiten van (sub-) verwerkersovereenkomsten en een financieel component.

Waar moet ik op letten bij het inrichten van een medicatieregel?

Vul in wat je weet

Voor de zorg is het belangrijk om te weten hoeveel van een bepaald medicijn op een bepaald moment moet worden gegeven. Zorg er daarom voor dat het toedienschema klopt en dat de juiste toedienmomenten van de juiste hoeveelheden zijn voorzien.

Wanneer de hoeveelheden door een andere (externe) partij worden bepaald of wanneer je de hoeveelheden niet precies kunt aangeven, dan kun je volstaan met een ‘placeholder’.

In CGM is deze placeholder ‘-1’ en in Pharmacom geef je dit aan door in de ‘Indicatie’ bijvoorbeeld een ‘X’ te plaatsen. 

Zo nodige medicatie heeft geen toedienschema. Zorg er in dat geval wel voor dat je het kenmerk ‘zo nodig’ selecteert.

Let op de distributievorm

Net zoals op de papieren toedienlijst, wordt de medicatie in de digitale toedienlijst uitgesplitst op de distributievorm. GDS (Baxter) medicatie wordt gegroepeerd, net als losse medicatie en zo nodige medicatie. Medicatie die het kenmerk ‘zo nodig’ heeft meegekregen zal altijd bij ‘zo nodig medicatie’ worden gegroepeerd.

Zo nodig is zo nodig

Dit lijkt ten overvloede, maar dat is het niet. Indien bij een medicatieregel is aangegeven dat medicatie ‘zo nodig’ is, wordt het toedienschema genegeerd. Het moet immers alleen gegeven worden als het nodig is.

Periode van toediening

Voor de zorg is het natuurlijk ook van belang te weten tot wanneer een medicijn toegediend moet worden. Let dus op de periode van toediening. Alleen voor dagen binnen deze periode zal het medicijn op de toedienlijst staan.

Alleen medicijnen met toedieningen worden weergegeven

De toedienlijst voor de zorg is opgebouwd op basis van de vraag: “Welke medicatie moet vandaag bij deze patiënt worden toegediend.”. Dit betekent dat alleen medicatie met een toediening op een bepaalde dag, op de toedienlijst van die dag wordt weergegeven.

Bijvoorbeeld: Fentanyl pleisters worden in de regel 1x per 3 dagen geplakt. Alleen op de dagen dat deze geplakt moeten worden volgens het schema dat je aanlevert, zal deze pleister op de lijst staan. Zo nodig medicatie staat altijd op de toedienlijst.

Hoe kan ik toedienlijsten aanleveren?

In de eerste plaats is het natuurlijk van belang dat de koppeling met de thuiszorg is gerealiseerd (zie de andere vragen op deze pagina voor meer informatie). Vervolgens hangt het af van welk AIS er wordt gebruikt:

CGM

Wanneer de koppeling met de zorgorganisatie is gerealiseerd, kun je verantwoordingslijsten naar Nedap ‘printen’. Dit kan per patiënt, maar ook per distributiegroep.

Daarnaast is het mogelijk om per distributiegroep een ‘scheduler’ in te richten. Dit zorgt ervoor dat CGM automatisch periodiek alle toedienlijsten voor een distributiegroep naar Ons® Medicatie verstuurt. Het blijft natuurlijk mogelijk om voor een patiënt of distributiegroep ook gedurende de dag alle toedienlijsten te versturen.

Wij adviseren om altijd een tijdje vooruit aan te leveren. Stuur bijvoorbeeld iedere dag/week de lijsten voor de komende 4 weken op. Zo geef je de zorginstelling tijd om vooruit te plannen. 

Pharmacom

Wanneer de koppeling met de zorgorganisatie is gerealiseerd, kan de thuiszorgorganisatie via Ons® Medicatie de aanschrijfbuffer raadplegen. Daarmee is de koppeling real-time en up to date. Eventuele wijzigingen die je doorvoert zijn direct zichtbaar voor de zorg.

Op dit moment werkt PharmaPartners aan een manier om patiënten in de aanschrijfbuffer ‘vrij te geven’, zodat je de mogelijkheid hebt om de toedienlijst te controleren vóór inzage door de zorg. 

Om PharmaPartners hierin te ondersteunen, heeft Nedap besloten tijdelijk alleen periodiek de toedienlijsten op te halen uit de aanschrijfbuffer. Dit betekent dat het helaas nog niet mogelijk is om wijzigingen ‘real time’ door te sturen naar de zorg. De synchronisatie vindt dagelijks plaats tussen 18.00 en 20.00 uur. 

Ander Apotheek Informatie Systeem

Op dit moment kunnen wij je hierin helaas niet ondersteunen. Vraag bij je leverancier wat de mogelijkheden zijn.

Hoe kan ik de koppeling testen?

We adviseren om een fictieve patiënt in te richten. Omdat de koppeling werkt op basis van het BSN van een patiënt, is er een lijst met test-BSN’s beschikbaar gesteld door het RVIG.

Communiceer vervolgens het gekozen test-BSN* met de (thuis)zorginstelling waarmee je de koppeling wil testen. De (thuis)zorginstelling maakt dan de cliënt aan in haar elektronisch cliëntendossier, en voegt de apotheek toe als ‘externe zorgleverancier’.

Vervolgens kun je voor de betreffende fictieve cliënt een toedienlijst inrichten. Verstuur deze naar Nedap via de koppeling. Zie: “Hoe kan ik toedienlijsten aanleveren?”. Samen met de (thuis)zorginstelling kun je controleren of de koppeling naar verwachting functioneert. Dit kan door de papieren versie nog te verstrekken aan de zorg, of samen met de (thuis)zorginstelling de lijsten in Ons® te controleren.

*Let op!
Het kan zijn dat een test-BSN al in gebruik is bij een andere apotheek. Mochten er problemen optreden bij het testen van de koppeling, kies dan een andere test-BSN en probeer de koppeling opnieuw. Houden de problemen aan? Laat de (thuis)zorginstelling, waarmee je de koppeling test, contact opnemen met Nedap.

Hoe kan ik in contact komen met Nedap?

Voor directe support hebben de zorgorganisaties die werken met Ons® Medicatie toegang tot verschillende support-kanalen. Als apotheker kun je een e-mail sturen naar: ons-medicatie@nedap.com.