Marlijn Lenselink, Beweging 3.0

Beweging 3.0 heeft in januari 2010 een verandertraject ingezet naar een werkwijze van zelfstandige kleinschalige teams met meer regelruimte. Thuiszorgdirecteur Marlijn Lenselink vertelt wat het heeft opgeleverd en wat de positieve consequenties zijn voor de 2500 cliënten en 500 thuiszorgmedewerkers.

Waarom kleinschalige teams?

Toen ik in de zomer van 2009 bij de thuiszorgdivisie startte werd mij al snel helder dat medewerkers graag in kleine teams  wilden werken. Er waren helaas al wat medewerkers naar Buurtzorg vertrokken, omdat ze juist die cultuur misten en meer verantwoordelijkheden  terug wilden.

Het kleinschalig werken betekende dat we de functies van planner, administratief ondersteuner en een managementlaag hebben geschrapt. We wilden wijkgericht werken met bredere taken, meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers in het veld en meer regelruimte. Indertijd was het uitgangspunt dat planners nodig waren omdat het plansysteem zo ingewikkeld was. Inmiddels hebben we Nedap geïmplementeerd en nu iedereen daarmee werkt is het plannen vele malen eenvoudiger geworden en maken de thuiszorgteams zelf hun rooster en de cliëntplanning.

Hoe heb je het opgezet?

In januari 2010 zijn we gestart met het opsplitsen van onze grote teams in wijkteams. Er moesten veel nieuwe taken in het team worden belegd, omdat we de arbeidsdeling binnen het team -en de ondersteuning- zoveel mogelijk hebben opgeheven.  De thuiszorgmedewerkers moesten onder andere aanleren om  indicaties aan te vragen en routes te plannen. Er was voor iedereen ruimte om nieuwe taken op zich te nemen.

In een tijdsbestek van een jaar hebben we teamscans uitgevoerd om er achter te komen wat de taakvolwassenheid van een team is, feedbacktrainingen georganiseerd en een training van het CIZ over het aanvragen van indicaties. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers het zorgproces nu beter begrijpen en in een aantal gevallen ook zakelijker zijn gaan denken. Tot slot moesten de teams leren werken met het cliëntplanningsysteem en cliëntenadministratie software van Nedap. 

Wat wilden jullie bereiken?

Een financieel gezonde thuiszorgorganisatie met een nog betere kwaliteit van zorg. Dit wilden we bereiken via een minimale overhead, eenvoudigere processen, betere routeplanning en een betere samenwerking met collega’s. Kortom een leukere organisatie om te werken.

Daarnaast  minder verschillende gezichten over de vloer bij de cliënt, thuiszorgmedewerkers die de cliënten beter kennen, minder fouten in de planning en verantwoordelijkheid bij de teams. En een beter imago waardoor we meer cliënten in zorg ontvangen.
We kiezen er ook bewust voor om meer hogere niveaus in te zetten in de teams . Met verhoudingsgewijs meer verpleegkundigen om de kwaliteit van zorg te verbeteren.

Tot slot wilden we voor de medewerkers een breder en interessanter takenpakket , met meer regelruimte om oplossingsgericht te werken. Alles gericht op het vergroten van het arbeidsplezier en dus het vergroten van de instroom en verkleinen van de uitstroom van medewerkers.

Wat heeft kleinschalig werken opgeleverd?

Het belangrijkste resultaat is dat de medewerkers veel meer betrokken zijn bij de zorg en daarin alle verantwoordelijkheid nemen omdat ze ook de ruimte hebben gekregen om die te pakken. Dit levert positieve reacties op bij de clienten. De kwaliteit van zorg verbetert. Onze medewerkers zijn de dragers van de verandering geweest. Zij zijn er trots op dat de klanten zelfs zeggen dat ze een echt team zijn geworden!

Daarnaast heeft de nieuwe werkwijze ons een besparing op de divisieoverhead opgeleverd van € 1.1 miljoen, op een omzet van € 18 miljoen. Wat instroom van medewerkers betreft nemen we de laatste maanden per maand tien  nieuwe verpleegkundigen aan op een bestand van 500 medewerkers. In onze markt geldt dat als je de medewerkers hebt, je ook de cliënten hebt. We hebben een tijd gehad dat we nee moest zeggen tegen nieuwe cliënten. Nu ons personeelsbestand groeit, groeit ook het cliëntenbestand mee.
We merken bij de werving van medewerkers dat mond tot mond reclame helpt. Mensen die we aannemen komen echt voor de breedte van de taken. Medewerkers hebben de durf om ervoor te gaan, want ook voor hen zijn veel taken nieuw.

Waar moeten andere zorgaanbieders rekening mee houden bij het invoeren van kleinschalige teams?

Het is belangrijk dat je in het verandertraject helder hebt waar je heen wilt en dat je de richting continu blijft vasthouden, ook als er tegenslagen zijn. Het piepte en kraakte soms van alle kanten in de teams. Dat hoort erbij. Soms moet je als team eerst door een crisis gaan om er vervolgens samen sterker uit te komen. In een klein team moet je elkaar wel vertrouwen en aanspreken. Vooral dit laatste waren veel medewerkers niet gewend.

Onze verandervisie was ook dat we accepteren dat het ene team sneller leert dan het andere team. Hiermee laat je ook zien dat leren betekent dat je fouten mag maken. Het is voor een team stimulerend dat zij ervaren dat het werk leuker wordt, dat de samenwerking verbetert en er positieve reacties van clienten komen. Daarnaast is het ook prettig dat er meetbare resultaten zijn. Zo is ook de productiviteit van de teams verbeterd. 

Je moet een gebruikersvriendelijk cliëntadministratie- en plansysteem hebben waar iedere medewerker dagelijks mee kan omgaan. Medewerkers kijken nu zelf op hun eigen dashboard en zien de productiviteit. Ze ervaren een productiviteitsstijging ook echt als hun eigen succes. Ze weten dat het nodig is om financieel gezond te zijn. Verder ligt hun hart vooral bij de cliënten en dat moet ook vooral zo blijven. Het plansysteem faciliteert om de planning aan te laten sluiten op de wensen van de cliënt. Dat geeft voldoening. Tevens is op het dashboard te zien hoeveel verschillende medewerkers bij een cliënt komen. Kortom, je hebt een simpel ICT systeem nodig dat het kleinschalig werken ondersteunt.

Het gevoel dat je zelf alles regelt zodat je de beste zorg kunt verlenen! Dit vinden en ervaren onze medewerkers als het mooiste dat er is.

Voor meer informatie:

Voor meer informatie:
Beweging 3.0
Marlijn Lenselink
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
www.beweging3.nl