Marian Uitdewilligen van ZONL

Zorggroep Oude en Nieuwe Land is een grote zorgaanbieder in de gemeenten Steenwijkerland, Noordoostpolder en Urk. Zij bieden een breed aanbod van intra- en extramurale behandeling, zorg- en dienstverlening. De Zorggroep is binnen een maand overgegaan op het registratie- en planningssysteem van Nedap.

Waarom hebben jullie voor Nedap gekozen?

Het systeem van Nedap is gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid, technische specificaties, ontwikkelfase op inhoud en prijsindicatie. Het onderwerp gebruiksvriendelijkheid heeft als zwaarste gewogen, omdat uiteindelijk een zeer grote groep medewerkers met het pakket moeten werken. Ook is gebleken dat het systeem van Nedap goed past bij de werkwijze van de Zorggroep.

Hoe is de voorbereiding gegaan?

Voorafgaand aan de daadwerkelijke uitrol is besloten eerst met een tweetal pilotteams te starten. Er is goed bekeken wat een complete uitrol van iO Concept (oude benaming voor Ons) en Moves (oude benaming voor planning) voor de Zorggroep zou gaan betekenen. We hebben voor- en achteraf gemeten wat de effecten en de kosten zijn. Er is aandacht geweest voor alle aspecten: van de processen en procedures, informatie- en communicatievoorziening en scholing tot aan de handboeken. Al met al heeft de voorbereidingstijd, voordat we gingen uitrollen in de gehele organisatie, een jaar in beslag genomen.

Het is een periode geweest van veel testen, uitzoeken en proberen. Toen aan alle voorwaarden leek te zijn voldaan, waren we klaar voor de echte uitrol. Het blijft natuurlijk spannend. Lukt het om in een korte tijd alle 600 medewerkers te scholen, de planners te laten wennen aan de nieuwe werkwijze én goede resultaten te boeken? De nieuwe methode zorgt ervoor dat de tijd en aandacht weer optimaal naar de cliëntenzorg kan gaan in plaats van naar de registratie van tijd en producten. En cliëntenzorg: daar zijn we voor!

Hoe is de uitrol verlopen?

Voor de invoering van Moves (planning) hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak. In de pilotfase werd al gewerkt met Moves, de overige planners zijn, per regio, intern bij de Zorggroep en door medewerkers van de Zorggroep geschoold. Na hun scholing kregen zij zelf de vrijheid om aan te geven wanneer zij wilden starten met het werken in Moves. Mede hierdoor is veel vertrouwen in en draagvlak bij het systeem ontstaan. Vrijwel alle planners zijn gelijk na de scholing gestart met de planning en de uitrol is erg soepel verlopen.

Al in de pilotfase is meer uniformiteit in de werkwijze binnen de diverse werkgebieden van de organisatie gecreëerd, bijvoorbeeld door uniforme benamingen voor routes vast te stellen in het hele werkgebied. Het effect is dat werk gemakkelijker overdraagbaar is en dat planners onderling flexibeler inzetbaar zijn.

Op basis van de resultaten van de pilotteams, is het besluit genomen om in één keer over te stappen naar de nieuwe urenregistratie (iO). In drie dagen tijd en conform een strakke planning, zijn alle 600 medewerkers, eveneens intern, geschoold. Ook dit is nagenoeg vlekkeloos verlopen.

Wat zijn tips voor andere zorginstellingen?

Korte lijnen zijn erg belangrijk. Er is voortdurend over en weer contact tussen de applicatiebeheerder en de planners. Overleg, elkaar volgen, elkaar voorzien van gevraagd en ongevraagd advies en vooral elkaar stimulerende ondersteuning bieden. Wat voor een zorginstelling nog meer belangrijk is bij een uitrol? Ken je eigen proces. Durf dit te veranderen indien nodig. Pas het systeem zo veel mogelijk aan op het bedrijfsproces. Dit proces wil je steeds verbeteren en daar kan het systeem weer aan bijdragen.

Wat heeft het jullie tot nu toe opgeleverd?

Deze methode zorgt ervoor dat de tijd en aandacht weer optimaal naar de cliëntenzorg kan gaan. Managers zijn blij met de uitgebreide informatie die zij uit het systeem kunnen halen, waardoor zij nog beter op de inzet van medewerkers kunnen sturen. De kortere doorlooptijd van het leveren van zorg, de registratie ervan tot aan de facturering maakt dat we sneller kunnen inspelen op de veranderingen en ontwikkelingen van deze tijd. Vanzelfsprekend vraagt het allemaal enige gewenning, maar de meeste gebruikers zien vooral de voordelen en dat maakt het wennen veel eenvoudiger.

Voor meer informatie:
Bureau Marketing en Communicatie van Zorggroep Oude en Nieuwe Land
Annette Jansen, Beleidsmedewerker Marketing en Communicatie
Tel. (0521) 53 99 99
www.zorggroep-onl.nl
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.