Marion Lasonder van Thuiszorg Het Centrum

Thuiszorg Het Centrum is een thuiszorginstelling met vestigingen in Utrecht, Arnhem, Amersfoort en Zeewolde. Zij biedt cliënten verpleging, persoonlijke verzorging, begeleiding en huishoudelijke verzorging. In Utrecht wordt gebruik gemaakt van de elektronische urenregistratie van Nedap en sinds maart is de locatie Arnhem voor huishoudelijke hulp begonnen met Nedap management info in combinatie met planning en roostering.

Hoe zijn jullie bij Nedap terecht gekomen?

We werkten eerst met een ander geautomatiseerd plansysteem. Toen er weer een nieuwe release aankwam stonden we voor de keuze: gaan we hiermee verder of niet. Het toenmalige systeem was een combinatie van planning voor de V&V en de huishoudelijke zorg, terwijl onze vestiging alleen huishoudelijke verzorging biedt. Nedap heeft de V&V- en de huishoudelijke zorg-planningen uit elkaar getrokken, wat het gebruikersgemak behoorlijk vergroot. Een ander belangrijk voordeel bij Nedap is dat er geen eigen server nodig is, maar dat je inlogt op de server van Nedap. Verder oogt het planscherm heel aangenaam en is ergonomisch zeer verantwoord. Al deze voordelen zijn voor ons doorslaggevend geweest.

Hoe verliep de start?

Toen we gingen starten hebben we twee maanden met het oude systeem en Nedap planning naast elkaar gewerkt. We wilden zeker weten dat Nedap goed werkte, je kunt je niet permitteren om een cliënt, een zorgmoment, of te rapporteren uren kwijt te raken. De eerste twee periodes van dit jaar heb ik de planningen van de beide systemen dagelijks in detail met elkaar vergeleken en daar kwamen belangrijke leermomenten uit voort.

Ook zagen we steeds meer de voordelen van het Nedap systeem. In het oude systeem waren er situaties waarin je uren kon kwijt raken (bijvoorbeeld als een cliënt ging verhuizen moest je heel alert zijn en checken of de uren wel naar de juiste gemeente verantwoord werden). Na twee periodes schaduwdraaien hebben we het oude systeem vaarwel gezegd.

Waar hebben jullie van geleerd?

Een belangrijk leerpunt is dat de conversie ontzettend zorgvuldig moet worden uitgevoerd. Bereid de conversie goed voor, voer proefconversies uit en controleer deze in detail. Bij ons zijn daar in het begin wat zaken over het hoofd gezien. Daardoor moesten een aantal gegevens met de hand overgezet worden, maar dat zijn wel meteen goede trainmomenten.

Het schaduwdraaien is daarnaast veel werk, je loopt continue achter de feiten aan omdat je twee systemen bij moet houden. Het gaf ons echter wel de zekerheid dat alles goed overgezet en ingevoerd was. Achteraf gezien hadden we kunnen volstaan met één maand schaduwdraaien.

Wat is er veranderd ten opzichte van het oude systeem?

Het hele plannen is anders. Het systeem is sneller en beter opgezet. Bij het oude systeem moest je een enorme menustructuur door om aan te komen op het juiste scherm. Bij Nedap ben je meteen waar je moet zijn. Tevens hebben we nu functionaliteiten die we eerst niet hadden. Bijvoorbeeld de plankaartjes die je kunt slepen. Ook zijn er veel mogelijkheden om per cliënt of medewerker gegevens vast te leggen in de vorm van logging of notities. Een groot compliment aan de ontwikkelaars is dat het systeem behoorlijk zelfverklarend is. Er kwam een keer een nieuwe versie; de schermen zagen er heel anders uit. Dan schrik je maar alles was dusdanig zelfverklarend dat er geen uitleg nodig was. Je komt er zelf wel uit.

Ook wordt er doorontwikkeld. Bij een gebruikerswens is het criterium: is het leuk voor jullie zelf of is het generiek toepasbaar? In het laatste geval wordt er wat mee gedaan.

Wat ik wel jammer vind is dat nergens bepaalde HRM-achtige medewerkergegevens kunnen worden opgeslagen (bijvoorbeeld BSN nummer van de medewerker). Bij Nedap wordt gezegd dat ze geen HRM pakket zijn maar een zorgpakket. Maar als de organisatie geen dedicated HRM systeem heeft, zou het wel handig zijn om bepaalde personeelsgegevens op te kunnen slaan en er wat mee te kunnen doen.

Door het nieuwe systeem kunnen we veel efficiënter werken. Het werk voor de planner gaat sneller, de urenverantwoording gaat veel gemakkelijker. Tot slot kunnen we rapportages op niveaus krijgen die we willen, dit scheelt tijd. Bij het vorige systeem was ik heel lang bezig om de rapportages zo op te tuigen dat de accountant tevreden was.

Voor informatie:

Marion Lasonder, Het Centrum Arnhem
026-3618854